Apoteker memiliki peran penting yang tidak tergantikan oleh tenaga kesehatan lain terkait manajemen obat dan perbekalan kesehatan. Salah satu contoh kegiatan manajemen yang dilakukan adalah melakukan yang meliputi: perencanaan, permintaan obat ke Gudang Farmasi Kota, penerimaan obat, penyimpanan menggunakan kartu stok, pendistribusian dan pelaporan menggunakan.

Berikut adalah beberapa uraian mengenai sistem manajemen obat dan alkes:

1. a.        Perencanaan dan Permintaan Obat

       Perencanaan pengadaan obat dan alkes di Puskesmas difasilitasi oleh dokumen Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Dokumen penunjang dalam pengadaan obat dan alkes di Puskesmas antara lain adalah Buku Pemakaian Obat harian; Buku Register Obat; dan Kartu Stok Obat.

            Penggunaan obat dalam pelayanan harian dicatat dalam Buku Pemakaian Obat Harian. Buku ini mencakup informasi tentang item obat dan jumlah obat yang digunakan setiap harinya. Jumlah pemakaian obat harian kemudian diakumulasikan dalam Buku Register Obat. Buku ini berisi informasi tentang item dan jumlah obat yang dipakai tiap bulan. Jumlah obat yang terpakai tiap bulan kemudian di rekapitulasi dalam Kartu Stok tiap item obat. Dari pengisian Kartu Stok akan didapatkan informasi tentang item obat, jumlah obat yang terpakai, dan sisa obat yang ada di gudang Puskesmas. Hasil pengisian Kartu Stok merupakan dasar untuk perencanaan pengadaan menggunakan LPLPO. Dari informasi yang ada pada Kartu Stok tiap-tiap item obat dapat diketahui ketersediaan obat di Puskesmas, dan jumlah pemakaiannya tiap bulan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk permintaan akan item obat beserta jumlah yang diminta.

1. b.        Penerimaan Obat

            LPLPO terdiri atas rangkap tiga, satu lembar yang berwarna putih dikirimkan unuk Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, dua lembar yang berwarna kuning dan merah dikirimkan pada Gudang Farmasi Kota/Kabupaten sebagai laporan penggunaan obat dan permintaan atas obat. Item-item obat yang disetujui pengadaannya oleh Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten akan dikirimkan pada Puskesmas yang bersangkutan setiap dua bulan sekali melalui Gudang Farmasi Kota/Kabupaten. Lembar LPLPO yang berwarna kuning akan dikembalikan pada Puskesmas sebagai arsip. Item-item obat yang diminta tetapi tidak dapat terpenuhi pengadaannya akan disertakan keterangannya pada LPLPO.

            Item obat dan alkes yang diterima dicocokkan dengan LPLPO, kemudian dilakukan pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa dan kondisi item. Obat dan alkes yang telah dicek disimpan dalam gudang dengan kondisi First In first Out (FIFO). Penerimaan item obat dan alkes dicatat dalam Kartu Stok.

1. c.         Manajemen SDM

Apoteker berkoordinasi dengan kepala puskesmas berperan dalam pengaturan jadwal serta job descripton dari masing-masing SDM di kamar obat Puskesmas. Dalam hal pengaturan jadwal misalnya, karena jam layanan Puskesmas pagi dan sore, maka perlu adanya rolling SDM untuk ditempatkan pada jam pelayanan sore. Selain itu perlu diatur jadwal penempatan SDM di kamar obat Puskesmas Pembantu di Kelurahan Kemayoran.

d. Pembuatan Protap Pelayanan Kefarmasian

Untuk menjamin mutu pelayanan kefarmasian maka apoteker bisa membuat prosedur penerimaan resep, peracikan obat, penyerahan obat, dan pelayanan informasi obat. Prosedur tetap ini bisa dilihat di Pedoman Pelayanan Kefarmasian